Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie Fieldvoice („wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, nutzt und schützt, wenn Sie fieldvoice.eu besuchen, die Fieldvoice-App unter app.fieldvoice.eu nutzen oder uns kontaktieren. Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und geltendem nationalem Recht.

1. Verantwortlicher

Fieldvoice ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten über unsere Marketing-Website und, soweit wir Zwecke und Mittel festlegen, für Konto- und Serviceverwaltung. Für Kundeninhalte, die in den Dienst hochgeladen oder eingesprochen werden (z. B. Sprachaufnahmen und strukturierte Feldeinträge), handelt die Kundenorganisation typischerweise als Verantwortlicher und Fieldvoice als Auftragsverarbeiter - mit Auftragsverarbeitungsvertrag, sofern erforderlich.

Kontakt für Datenschutz: hello@fieldvoice.eu.

2. Welche Daten wir erheben

Je nach Nutzung können wir verarbeiten:

Website- und Kontaktdaten - Name, E-Mail, Unternehmen, Nachrichteninhalt und technische Logs.
Kontodaten - Name, E-Mail, Organisation, Rolle, Authentifizierung, Rechnungskontakte und Abonnementinformationen.
Servicedaten - Sprachaufnahmen, Transkripte, strukturierte Stunden/Materialien/Rechnungszeilen, Job-Referenzen und zugehörige Metadaten.
Nutzungs- und technische Daten - IP-Adresse, Gerät/Browser, App-Version, API-Nutzung und Diagnoseereignisse.
Zahlungsdaten - verarbeitet durch unseren Zahlungsanbieter; wir speichern keine vollständigen Kartennummern.

3. Zwecke

Wir nutzen personenbezogene Daten, um:

Website und Dienst bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern;
Konten, Organisationen und API-Zugang zu verwalten;
Sprache in strukturierte Felddatensätze umzuwandeln und Prüf-/Export-Workflows zu ermöglichen;
Anfragen, Support und Vertrieb zu beantworten;
Service-, Sicherheits- und (soweit erlaubt) Produktkommunikation zu senden;
Abonnements abzurechnen, Missbrauch zu verhindern und rechtliche Pflichten zu erfüllen;
aggregierte Nutzung zu analysieren, um Zuverlässigkeit und Qualität zu verbessern.

4. Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO gilt, stützen wir uns auf: Vertragserfüllung; berechtigte Interessen (sicheres SaaS-Betreiben, Verbesserung des Dienstes, Beantwortung von Geschäftsanfragen); Einwilligung (soweit eingeholt); und rechtliche Verpflichtung.

5. Weitergabe und Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir können Daten mit vertrauenswürdigen Auftragsverarbeitern teilen (Hosting, E-Mail, Zahlungen, Analytics, KI/Sprachverarbeitung) - vertraglich gebunden. Wir können Daten auch offenlegen, wenn gesetzlich erforderlich oder zum Schutz von Fieldvoice, Nutzern oder Dritten.

6. Internationale Übermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR/UK verarbeitet, nutzen wir erforderlichenfalls geeignete Garantien wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange wie nötig. Konto- und Rechnungsdaten bleiben während des Abonnements und eine angemessene Zeit danach gespeichert. Kundeninhalte folgen den Einstellungen des Kunden und unseren Aufbewahrungspraktiken bzw. bis zur Löschung, soweit möglich. Website-Anfragen speichern wir so lange, wie zur Bearbeitung nötig.

8. Sicherheit

Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, die dem Risiko angemessen sind - einschließlich Zugangskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung, Multi-Tenant-Trennung und scoped API-Keys. Kein System ist vollkommen sicher; schützen Sie Ihre Zugangsdaten und melden Sie verdächtige Vorfälle umgehend.

9. Ihre Rechte

Soweit gesetzlich vorgesehen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie Einwilligungen widerrufen. Sie können auch bei Ihrer Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Zur Ausübung: hello@fieldvoice.eu. Wurden Daten über eine Kundenorganisation eingereicht, können wir Sie dorthin verweisen.

10. Cookies

Unsere Website kann notwendige Cookies oder ähnliche Technologien nutzen, um sicher zu funktionieren und Präferenzen zu speichern. Bei nicht notwendigen Cookies geben wir passende Informationen und Wahlmöglichkeiten.

11. Kinder

Fieldvoice ist für die geschäftliche Nutzung durch Erwachsene bestimmt. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

12. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ ändert sich dann. Die fortgesetzte Nutzung nach Inkrafttreten gilt, soweit zulässig, als Annahme der aktualisierten Erklärung.

13. Kontakt

Fragen: hello@fieldvoice.eu oder über unsere Kontaktseite.