Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Fieldvoice (“wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u fieldvoice.eu bezoekt, de Fieldvoice-app op app.fieldvoice.eu gebruikt of contact met ons opneemt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en toepasselijke nationale wetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk

Fieldvoice is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens via onze marketingwebsite en, waar wij doeleinden en middelen bepalen, voor account- en servicebeheer. Voor klantinhoud die in de Dienst wordt geüpload of ingesproken (zoals spraakopnames en gestructureerde veldregistraties) treedt de klantorganisatie doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Fieldvoice als verwerker, met een verwerkersovereenkomst waar dat vereist is.

Contact voor privacyzaken: hello@fieldvoice.eu.

2. Welke gegevens we verzamelen

Afhankelijk van hoe u Fieldvoice gebruikt, kunnen wij verwerken:

• Website- en contactgegevens - naam, e-mail, bedrijf, berichtinhoud en technische logs bij formulieren of browsen.
• Accountgegevens - naam, e-mail, organisatie, rol, authenticatiegegevens, facturatiecontacten en abonnementsinformatie.
• Dienstgegevens - spraakopnames, transcripties, gestructureerde uren/materialen/factuurregels, jobreferenties en gerelateerde metadata.
• Gebruiks- en technische gegevens - IP-adres, apparaat-/browserinfo, appversie, API-gebruik en diagnostische events om de Dienst veilig te laten werken.
• Betaalgegevens - verwerkt door onze betaalprovider; wij bewaren geen volledige kaartnummers.

3. Waarom we persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• de Fieldvoice-website en Dienst te leveren, te onderhouden en te verbeteren;
• accounts, organisaties en API-toegang te beheren;
• spraak om te zetten naar gestructureerde veldrecords en review-/exportworkflows mogelijk te maken;
• vragen, support en sales te beantwoorden;
• service-, beveiligings- en (waar toegestaan) productcommunicatie te sturen;
• abonnementen te factureren, misbruik te voorkomen en wettelijke verplichtingen na te komen;
• geaggregeerd gebruik te analyseren om betrouwbaarheid en productkwaliteit te verbeteren.

4. Rechtsgrondslagen

Waar de AVG van toepassing is, steunen wij op één of meer van: uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigde belangen (veilige SaaS-exploitatie, verbetering van de Dienst, beantwoorden van zakelijke vragen); toestemming (waar wij die vragen); en wettelijke verplichting.

5. Delen en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij kunnen gegevens delen met vertrouwde verwerkers die helpen met hosting, e-mail, betalingen, analytics of AI/spraakverwerking - gebonden aan contracten met passende bescherming. Wij kunnen gegevens ook bekendmaken als de wet dat vereist of om rechten, veiligheid en integriteit van Fieldvoice, gebruikers of derden te beschermen.

6. Internationale doorgiften

Als persoonsgegevens buiten de EER/VK worden verwerkt, gebruiken wij waar nodig passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig voor bovenstaande doelen. Account- en facturatiegegevens blijven bewaard tijdens het abonnement en een redelijke periode daarna voor juridische, fiscale en geschilvrijwarende redenen. Klantinhoud wordt bewaard volgens de instellingen van de klant en onze retentiepraktijk, of tot verwijdering wordt gevraagd waar wij dat kunnen uitvoeren. Websiteberichten bewaren we zolang nodig om het verzoek te behandelen.

8. Beveiliging

Wij nemen organisatorische en technische maatregelen die passen bij het risico, waaronder toegangscontrole, encryptie tijdens transport, multi-tenant scheiding van organisaties en scoped API-sleutels. Geen methode is perfect veilig; bescherm uw inloggegevens en meld vermoedelijke incidenten zo snel mogelijk.

9. Uw rechten

Voor zover de wet dat toelaat kunt u inzage, rectificatie, wissen, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen bepaalde verwerking vragen, en toestemming intrekken waar verwerking daarop steunt. U kunt ook een klacht indienen bij uw toezichthouder. Om rechten uit te oefenen: mail hello@fieldvoice.eu. Als gegevens via een klantorganisatie zijn ingediend, kunnen wij u doorverwijzen naar die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken om veilig te werken en voorkeuren te onthouden. Bij niet-essentiële cookies geven wij passende informatie en keuzes.

11. Kinderen

Fieldvoice is bedoeld voor zakelijk gebruik door volwassenen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan wijzigt dan mee. Voortgezet gebruik van de Dienst na inwerkingtreding geldt, waar de wet dat toelaat, als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

13. Contact

Vragen over dit beleid: hello@fieldvoice.eu of via onze contactpagina.